Gesetzliche Pflicht zur E-Mail Archivierung ab 01. Januar 2017

Mit Beginn des Jahres 2017 wurden die gesetzlichen Regelungen zur Archivierung von E-Mails extrem verschärft. Ab dem 01. Januar 2017 gelten vollumfänglich und ausnahmslos die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Letzte Schonfristen und juristische Übergangsfristen sind zum 31.12.2016 abgelaufen.

Was heißt das konkret für Unternehmen?

Für alle Unternehmen, die Geschäfte auf digitalem Weg abwickeln – unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung – gilt ab 01.01.2017 die unumgängliche gesetzliche Pflicht zur revisionssicheren elektronischen Archivierung aller steuerrelevanten Dokumente und Geschäftsbriefe. Das betrifft sowohl digital erstellte als auch in Papierform vorliegende Dokumente. Hierzu zählen z. B. Geschäftsunterlagen der Material- und Warenwirtschaft, Kassensysteme, Lohnabrechnungen und Zeiterfassungen. In der Regel gilt: Wenn Belege anfallen, die in der Buchführung berücksichtigt werden, kann von einer Aufbewahrungspflicht nach GoBD ausgegangen werden. Die ordnungsgemäße Buchführung umfasst seit 01.01.2017 auch die E-Mail-Archivierung. Dies schließt jegliche Korrespondenz ein, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele hierfür sind Angebote, Rechnungen, Aufträge, Handelsbriefe, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege, Verträge.

Manipulationssicheres E-Mail-Archivierungssystem unumgänglich

Steuerlich relevante E-Mails müssen vollständig aufbewahrt werden und dürfen nicht nachträglich veränderbar sein. Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, zwingend notwendig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht. Die Geschäftsdokumente müssen zudem nicht nur auffindbar, sondern auch stets abrufbar sein. Darüber hinaus ist eine Signierung ebenso wichtig wie Zeitstempel und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Wie lange müssen die E-Mails aufbewahrt werden?

Mit den Regelungen zur manipulationssicheren digitalen Langzeitarchivierung geschäftlicher Unterlagen gelten neue gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sind für sechs bis zehn Jahre digital zu archivieren.

Wie werden Zuwiderhandlungen vom Gesetzgeber geahndet?

Bis zum Ende des Jahres 2016 musste in allen Unternehmen die Umstellung auf eine digitale Langzeitarchivierung der steuerlich relevanten Geschäftsdokumente unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen und Aufbewahrungsfristen erfolgt sein.

Seit dem 01. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht nach GoBD keine Kavaliersdelikte mehr: Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat. Es drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen.

Kann ein Unternehmen während einer Betriebsprüfung das geforderte Datenmaterial nicht liefern, wird es vom Finanzamt mit einer Schätzung belegt, was finanziell häufig zu Lasten des Unternehmens geht.

Mit Inkrafttreten der GoBD muss jeder Wirtschaftsprüfer alle nicht ordnungsgemäß archivierten Geschäftsunterlagen ahnden. Das kann Unternehmen teuer zu stehen kommen, nicht nur hinsichtlich des Strafmaßes. Denn auch die Prozesse auf dem Weg zur gesetzestreuen Umsetzung können immense Kosten verursachen, da sie in den organisatorischen Arbeitsalltag eingreifen und erhebliche Zeit in Anspruch nehmen.

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